İş yerinde tespit edilen riskli durumlar net ve ayrıntılı çözüm önerileri ile birlikte yazılmalıdır. Acil durdurma gerektiren veya yangın, patlama, göçme gibi hayati tehlikeye sahip durumlarda alınması gereken tedbirler, aciliyetine göre makul süreler belirtilerek yazılmalıdır. Belirtilen sürelerde tedbir alınmamışsa iş yerinin bağlı bulunduğu iş kurumu müdürlüğüne yazılı olarak bildirimde bulunulur. Eğitimler, periyodik muayeneler, saha gözetim raporları kişi isimleri ve tarihleriyle kayıt tutulmalı, yıllık çalışma planlarının, risk analizinin ve yıl sonu değerlendirme raporunun tesliminin yapıldığı belirtilmelidir. İş sağlığı ve güvenliği personellerinde değişiklik olduğu takdirde yeni kişi tarih belirterek değişikliği yazmalıdır. Sayfalara tarih, saat bilgisi yazılmalı, iş yeri kaşesi vurulmalıdır. Yazılan sayfaların bir nüshası mutlaka alınmalı, iş güvenliği uzmanı, iş yeri hekimi ve iş verenin imzaları yer almalıdır.